1. samm: visake kinnitatud kviitungid ja sularahaautomaadi piletid

Peaaegu kõik teie finantsdokumendid võib jagada kolme kategooriasse: dokumendid, mida peate hoidma ainult kalendriaasta või vähem, paberid, mida peate salvestama seitse aastat (tüüpiline aken, mille jooksul teie maksudeklaratsiooni võidakse auditeerida), ja paberid, mille külge peaksite lõputult riputama.

Näiteks, kas peate tõesti kõik need sularahaautomaadi väljavõtmise kviitungid salvestama? Ei. Kui olete kontrollinud teavet, mis kuvatakse teie veebikontol või igakuisel väljavõttel, võite sularahaautomaadi pileti ära visata. Sama kehtib hoiusedokumentide ja krediitkaardikviitungite kohta. Ärge hoidke väiksemate ostude müügikviitungeid pärast seda, kui olete toodet mõni kord rahuldavalt kasutanud või garantii on lõppenud. Hoidke kviitung suuremate ostude eest (kõik esemed, mille asendamiskulu ületab teie majaomanike või üürnike kindlustuse omavastutuse).

Varsti pärast kalendriaasta lõppu saate tõenäoliselt välja visata (või ohutumalt purustada) hulga täiendavaid pabereid, sealhulgas palgatõmbed, igakuised krediitkaardi ja hüpoteegi väljavõtted, kommunaalmaksed (kui need pole vajalik ettevõtluse mahaarvamisteks) ning maakleri- ja investeerimisfondide ettevõtete kuu- või kvartaliaruanded eelmise aasta kohta.

'Tavaliselt on kogu aasta tegevus üksikasjalikult loetletud teie aasta lõpus avalduses, muutes kõik teised avaldused üleliigseks,' ütleb Ed Slott, CPA Rockville'i keskuses New Yorgis. Näiteks teie lõplik palgatõend ja vorm W-2 dokumenteerivad kogu teie aasta töötasu, kui töötate kellegi teise heaks; kui olete füüsilisest isikust ettevõtja, teevad teie 1099 vormid teie jaoks sama. Samamoodi saadavad enamik investeerimisfirmasid ja mõned krediitkaartide väljaandjad jaanuaris põhjalikud aruanded. 'Hoidke igakuiseid värskendusi, kuni olete need aasta lõpu kokkuvõtetega ühitanud,' ütleb Slott.

2. samm: hoidke kuni seitsmeks aastaks lõplikke avaldusi

Peate siiski hoidma neid lõplikke krediitkaardi väljavõtteid koos oma W-2 ja 1099-dega vähemalt kolm aastat ja eelistatavalt seitse. Sisetulude talitusel on kuni kolm aastat alates maksudeklaratsiooni esitamise kuupäevast vigade uurimiseks ja kuni kuus aastat auditi läbiviimiseks, kui on alust kahtlustada, et olete oma brutotulu 25% või rohkem teatanud. (Teadlikult pettuse teinud isikute jaoks ei ole aegumistähtaegu.) Tõepoolest, peate kontrollimisakna sulgemiseni säilitama kõik teie tagasipöördumist toetavad paberid. Lisadokumentide hulgas peaksite säilitama: tühistatud tšekid ja kviitungid kõigi mahaarvatavate ettevõtluskulude kohta (näiteks meelelahutuse, kodu-kontoriseadmete ja ametitasude kulud), pensionikonto sissemaksed, heategevuslikud annetused, lastehoiu arved, väljamakstud - taskuravi kulud, elatisraha ning hüpoteegi intressid ja kinnisvara maksud.

Kui te pole teadlikult esitanud valedeklaratsiooni, võite kolme kuni seitsme aasta pärast visata need tõendavad dokumendid sõltuvalt sellest, kui otsene on teie maksuolukord.

Kuid ärge visake tegelikke maksudeklaratsioone ega oma investeerimiskontode aasta lõpu kokkuvõtteid välja ka pärast seda, kui auditi võimalused on kõik kadunud. Need dokumendid ei võta palju ruumi ja võivad olla tulevase finantsplaneerimise jaoks väga kasulikud.

Kindlustuse eesmärgil soovite säilitada ka kviitungid suuremate ostude kohta ja kviitungid, mis näitavad, kui palju olete lõputult maksnud koduarenduste eest, nii et rahuldada potentsiaalseid ostjaid kui ka vähendada oma kodu müümisel võimalikke kapitalikasumi makse. On ülitähtis säilitada kinnituslehed, millel on näidatud abisaaja nimetus ning aktsiate, investeerimisfondide ja kõigi muude teie valduses olevate investeeringute ostuhind; riputage neid andmeid lõpmatuseni, sest ühel päeval, ütleb Slott, peavad teie või teie pärijad täpselt teadma, kui palju te maksisite, et määrata oma investeeringu kasum maksustamiseks.

3. samm: andke oma paberitele kodu

Kui teil on mõni vaba ruum või nurk, mille saate paberimajandusega tegelemise kohaks määrata, on suurepärane; kui ei, siis sobib sahtel, kapp või kapp, kus saate arveid ja jooksvaid dokumente hoida, tabeli lähedal, kuhu saate tšekke kirjutada. Mis puutub tarvikutesse, siis leiate paberite esitamiseks kasuks kaustad või manilaümbrikud, nagu ka toimikute kapp või pappkast.

Hoidke oma testamenti, sünni- ja abielutunnistusi, kindlustuspoliise, varaakte ja muid püsivaid dokumente turvalises, kuid ligipääsetavas kohas oma muude finantsdokumentide lähedal, nii et teil ja teie pärijal on vajaduse korral võimalus nende juurde alati kiiresti pääseda .

4. samm: ole süsteemne

Pange kogu paberi töötlemise plaan. Valige koht, kuhu panete arved, nt manila ümbrik, sahtel või plastmassist kast või sorteerija t ja visake iga ümbrik postiga saabudes. Kui arvete tasumiseks maha istute, on teil kõik vajalikud paberid ühes kohas.

Nüüd on siin võti: kui olete arve tasunud või väljavõtet kontrollinud, esitage see kohe. 'Teie eesmärk peaks olema puudutada paberit võimalikult vähe kordi, selle asemel, et seda kuhjast kuhjaga segada,' ütleb Paula Boyer Kennedy, Ernst & Youngi Minneapolise büroo finantsplaneerija. 'Kui panete arve pärast selle tasumist sahtlisse tagasi, leiab see sõpru ning nad paarituvad ja annavad järglasi. Üsna varsti on teil tõeline pesakond. '

Jällegi, kõik, mida vajate, on väga algeline arhiivisüsteem. Lihtsaim meetod on visata kõik maksudega seotud asjad ühte anumasse niipea, kui olete sellega valmis - sahtel, failikapp, paberist akordionifail või isegi kingakarp. Sel moel, kui olete valmis oma maksudeklaratsiooni täitma, on teil kõik vajalikud paberid käe-jala juures. Teise võimalusena võite kohe alguses luua veidi organiseerituma süsteemi, millel on oma elu peamistele kategooriatele eraldi failikaustad. Näiteks võite oma kaustad sildistada konto tüübi (krediitkaardi väljavõtted, maakleri väljavõtted, kommunaalmaksed jne) või maksukategooria (mahaarvatavad ettevõtluskulud, heategevuslikud sissemaksed jne) või finantseesmärgi ( eluase, pension, kolledžifond jne). See võib esialgu võtta rohkem aega, kuid pikemas perspektiivis säästab see aega.

5. samm: lahendage mahajäämus

Kui süsteem on paigas, peate ikkagi tegelema kõigi teie juba kogunenud hunnikutega. Massiivse ümberkorraldamise alustamise asemel alustage korraga väikese virna sorteerimisega. Võite eraldada pool tundi päevas, et sõeluda vanu pabereid, võib-olla uudiseid vaadates või muusikat kuulates.

Teid hämmastab erinevus, mida väike organisatsioon teeb. 'Inimesed ei saa aru, kui palju nad maksavad, kui finantsteenused on segaduses - siin on hilinenud krediitkaardimakse, seal on kaotatud maksusoodustus,' ütleb Cincinnati professionaalne korraldaja Stephanie Denton. Veelgi suurem võib see olla aga pikaajaline vaimne ja rahaline kasu. Kui olete korrastatud, saate oma vaimse energia suunata tõeliselt olulistele asjadele, näiteks investeeringutele ja rahalistele eesmärkidele, ütleb Terry Savage, raamatu autor Metsik tõde rahas ( amazon.com ). 'Finantspaberite korrastamine maksab meelerahus suuri dividende.'