Andke tagasisidet kiiresti, kuid mitte kohe.
Parandusvaldkondade väljatoomiseks ärge oodake iga-aastast ülevaadet. Pöörake tähelepanu probleemidele kiiresti, nii et üksikasjad on teie meelest värsked. Päev pärast juhtumit on magus koht; Veidi aega vaigistades liiguvad liiga kuumad emotsioonid ja see võimaldab teil oma sõnadega ette valmistuda ja olla läbimõeldum. Praegu on mõlemal osapoolel tugevam ja vähem abistav reaktsioon, ütleb Jennifer Porter, Pulmarühm , juhtimise ja meeskonna arendamise ettevõte. Iga-aastased või kvartaliarvustused peaksid hõlmama eesmärke ja keskenduma tulevikku vaatavale tagasisidele - näiteks sellele, mida keegi peab oma karjääri edendamiseks rohkem või vähem tegema (kui peaksite andmeanalüütikas oskuslikumaks muutuma, näen, et olete hüpanud järgmine tase).

Pidage meeles oma kavatsust.
Mõelge, miks soovite kõigepealt tagasisidet jagada. Teete seda seetõttu, et soovite inimesel edu saavutada, ütleb Porter. Sel ajal võib see tunduda vähem heatahtlik - võite arvata, et peate lihtsalt halbu harjumusi ohjeldama või lohakat tööd parandama -, kuid igasugune tagasiside aitab teie meeskonnal õppida ja kasvada. Samuti soovite teenida nende usaldust. Kui te tagasisidet ei esita, teeb ja võib-olla keegi teine ​​ei tee nii head tööd kui teil, ütleb Freyan Billimoria, Oskuste jagamine , veebipõhine õppekogukond. Vestluse ajal väljendage oma kavatsust. Ütle, ma ütlen sulle seda, sest ma hoolin sinust ja tahan, et sa oleksid võimalikult tõhus.

Mõelge sisust, mitte kättetoimetamisest.
Paljud juhid muretsevad selle pärast, kuidas nad ütluse asemel pehmendavad, ütleb Porter. See on nagu ettevalmistamine kõne pidamiseks ja keskendumine sellele, mida te kannate, mitte oma esitluse sisule, märgib ta. Küsige endalt: mis on minu põhisõnum? Mida ma loodan, et see inimene vestlusest eemaldab? Mis ma tahan edasi juhtuda? Pange kirja, mida ütlete ja harjutate duši all või usaldusväärsel töökaaslasel. Nullige käitumises või tegevuses, selle asemel et tunnete üle arutleda, ja tooge konkreetseid näiteid, nagu märkasin, et segasite inimesi sellel kohtumisel kuus korda (versus Sa oled kolleegidega ebaviisakas).

SEOTUD: Siit saate teada, kuidas saada paindlikku ajakava tööl

Alustage küsimusest.
Arutelu peaks olema dialoog, mitte monoloog. Ütleme, et mul oleks hea meel teiega vestelda, et tagasisidet jagada. Kas see sobib? Inimesele on jah öelda jah, kuid luba küsides võite suhteid tugevdada, ütleb Porter. Teine taktika: paluge teisel vestlust juhtida. Ütle, et ma tahaksin sinuga rääkida x . Mis su meelest hästi läks? Mis sa arvad, mis mitte? Andke oma töötajale aega vastamiseks. Paljudel juhtudel teavad nad juba, kuhu nad alla jäävad, ütleb selle autor Fran Hauser Kena tüdruku müüt (16 dollarit; amazon.com ). Kui raamistate vestluse kriitika asemel koostööna, on toon rohkem toetav.

Kasutage vähem sõnu.
Ole võimalikult konkreetne. Ebamäärased või klišeelikud fraasid (peate töötama oma juhi kohaloleku nimel) või suhkruga kaetud tagasiside on kuulaja jaoks segadust tekitavad, suurendades tõenäosust, et nad jäävad teie mõttest täielikult ilma. Kui kasutate 100 sõna, et öelda, et keegi jäi tähtajast mööda, siis seletate üle, ütleb Porter. Ja kui olete laadinud täitesõnu ja pehmendajaid (tean, et olete ületöötanud), hakkab tagasiside tunduma isiklik ja kallutatus võib sisse hiilida, ütleb Billimoria. Selle asemel minge asja juurde ja mainige, mida täheldasite. Ütleme nii, et märkasin, et kahe viimase aruande tähtaeg on meil ületatud. Mis juhtus?

Ärge kastke oma sõnumit.
Levinud harjumus negatiivse tagasiside ühendamiseks kahe kiitusviilu vahel võib olla küll vaistlik, kuid see on juhtide üks suurimaid vigu, ütleb Billimoria. Tagasiside peitmine heidetavate komplimentide sees võtab teie sõnadest jõudu välja. Inimesed näevad seda tulemas; siis heidavad nad positiivse kõrvale, ootavad negatiivset ja ei usalda teie öeldut, ütleb Porter. Mida saate teha, et olla lahke, kuid otsekohene: väljendage tagasisidet positiivselt, ütleb Hauser. Ütleme, et paljudel läheb hästi, kuid mul on konstruktiivset tagasisidet mõnede parandamist vajavate asjade kohta või mul on mõned nõuanded, mis võivad teid aidata.

SEOTUD: Saate oma postkasti edukalt lahendada nende professionaalide e-posti haldamise näpunäidetega

Esitage kontekst.
Miks teid huvitab, kui keegi toimetab tööd hilja? Või ei vorminda esitlusi ideaalselt? Vastused võivad teile olla ilmsed, kuid töötaja peab mõistma teie tagasiside taga olevat põhjust. Proovige asetada konkreetsed märkused laiema pildi sisse - näiteks kui meie osakond hilineb tööle, mõjutab see ka teisi meeskondi või kui teie finantsandmed tunduvad valesti paigas, võib see anda inimestele usalduse puudumise teie numbrite suhtes. Hauseri sõnul võib teie tagasiside olulisuse selgitamine hõlbustada edastamist ja kuulmist.

Ole empaatiline.
Kriitiliste kommentaaride saamine on keeruline. Pole tähtis, kui osav olete tagasisidet edastama. Ikka kipitab, ütleb Porter. Ära ole liiga karm, kuula teise inimese vaatenurka ja ole rahulik. Vältige ka sõna, kui saate. Peened sõnavalikud võivad panna vestluse tundma pigem dialoogi kui rünnakuna, ütleb Hauser. Näiteks selle asemel, et öelda: See on see, mida ma arvan, et oleksite võinud teha teisiti, öelge: Seda oleks minu arvates võinud teha teisiti.

Tehke seda näost näkku.
Karmide uudiste edastamine e-posti või telefoni teel on ahvatlev, kuid isiklik kohtumine (või Skype'i või FaceTime'i kaudu) on tõhusam, ütleb Hauser. See võimaldab teil lugeda üksteise mitteverbaalseid vihjeid ja emotsionaalseid kavatsusi. Näost näkku olemine on ainus viis tagada, et teine ​​inimene tunneks teie kaastunnet, ütleb Hauser. Samuti, kui te ei näe oma töötajat, on raskem eristada, kas ta on teie öeldes häiritud või isegi pöörab sellele tähelepanu. Istuge sirgelt ja hoidke silmsidet, ükskõik kui keeruline see ka pole, ütleb Hauser.

Kas teil on jätkuplaan.
Sulgege vestlus järgmiste sammude aruteluga. Küsige, kuidas saaksite olla abiks ja otsustage koos, millal peaksite uuesti rääkima (päevad, nädalad või kuud hiljem, olenevalt probleemist). Seejärel kontrollige päeva või kahe pärast, et näha, kuidas teine ​​inimene end tunneb. On loomulik, et tagasiside vastuvõtja kõnnib vestlusest veidi haavatuna, isegi kui see oli produktiivne, ütleb Porter. Te peate andma inimestele aega töötlemiseks, ütleb Billimoria. Tugevate suhete võti on tagasi loopimine. Kui teete seda, teenite usaldust, mis muudab tagasiside jagamise järgmisel korral lihtsamaks.

Ärge unustage ka piisavalt kiitust.
Muutke positiivse tagasiside edastamine oma rutiini osaks - ärge pigistage seda lihtsalt ebameeldivateks vestlusteks. Asi pole mitte lihtsalt inimeste paigutamises ega kõigile karika andmises; positiivne tagasiside on professionaalse arengu vahend. Esiteks on see konstruktiivne - inimestel on kasulik teada, mida nad hästi teevad, et nad saaksid seda jätkata. Teiseks aitab see luua tagasisidele avatumat ja tolerantsemat kultuuri, ütleb Porter. Täpsustage ka siin. Ütleme, mulle meeldib väga, kuidas sa selle väljakutsega toime tulid, või ma hindan seda, et sa rääkisid teiste osakondadega nende sisseostu saamiseks. Ja ütle seda sageli. Iga kriitika kohta peaksite andma vähemalt viis kiitust, ütleb Hauser. See viib inimesed kohta, kus nad soovivad tagasisidet.