Me kõik loodame vahetu kirjavahetuse jaoks e-postile - ja kindlustundele, et meie Amazoni pakett on tegelikult teel. Kuid on ohutu öelda, et kõigi kiiduväärt hüvede tõttu võib teie e-posti postkast märkimata jätmisel kiiresti muutuda teie eksistentsiks. Ja sassis postkasti vaatepilt on kohe kõikidele stressitekitaja.

E-posti regulaarne kontrollimine on igapäevane ülesanne, mida on võimatu vältida ja olenemata sellest, kui hoolsalt te vastate kõigile vastuse leidmisel, on paigaldatava e-posti postkasti haldamine lihtsam kui teha. Ja kui olete vähem hoolas - nagu ka teie, olete altimad oma meilid kuhjuvad aadressita - see on tõenäoliselt postkasti korralduse puudumine (ja ärevus e-posti teel võlgu jäämise pärast) mõjutab teie tootlikkust rohkem kui sa aru saad. Õnneks on kaootilisest postkasti august väljapääs. Püüdes oma ohjeldamatuid postkaste paremini hallata, kasutasime aja kokkuhoiu (loe: elupäästmise) meilihalduse häkkide jaoks tootlikkuse plusse, mis toovad meid tunduvalt raskesti näivale postkasti nullile.

SEOTUD : 6 asja, mis kõigil tõhusatel töömeilidel on ühised

Seotud üksused

1 Kontrollige e-posti aadressi ainult 15 minutit korraga

Tootlikkuse eksperdi ja ettevõtte asutaja sõnul Inkwell Press , Tonya Dalton, saate oma tootlikkust maksimeerida, kontrollides lühidalt e-kirju, 15-minutilised pursked . 'Oleksite üllatunud, kui palju e-kirju saate lühikese aja jooksul lugeda ja neile vastata, kui kontrollite postkasti partiidena,' ütleb ta. 'Peamine on taimeri seadistamine, nii et teate, millal on teie 15 minutit möödas ja millal on aeg minna muu töö juurde.'

kui palju maksab talu kraanikauss

kaks Ajakavade ajastamine meilidele

Samamoodi harjuge ajastama määratud ajaplokid (15-ish-minutilisi) puhtalt e-posti kontrollimiseks. E-kirjade pidev lugemine, kui need teie postkasti jõuavad, pärsib lõpuks tootlikkust. Kutsealade jaoks, kus pidev suhtlemine on ülioluline, ei pruugi ajakava koostamine olla realistlik. Kuid kui vaatate oma tööd pikalt ja raskelt, võite leida, et on võimalik määrata e-posti lugemise aeg, näiteks iga 60 või 90 minuti järel. Määrake kalendris märguanded, kuni olete harjunud. Kui keegi peab tõesti teiega ühendust võtma, saadab ta teile uuesti meilisõnumi, saatke otsesõnum või helistage. Kui sirvite oma telefonis e-kirju, märkige need, mida peate jälgima, lugemata, et te ei unustaks hiljem vastata.

SEOTUD: Unusta ajajuhtimine - Tähelepanu Juhtimine on tootlikkuse parem tee

3 Kasutage sihipäraselt kausta Mustandid

Ärge lubage, et teie e-postkast muutuks ülesandeloendiks, milleks teete ülalt alla, 'ütleb ajakirjanik ja raamatu enimmüüdud autor Charles Duhigg. Nutikam, kiirem, parem . See on halvim võimalik nimekiri, mida teha, sest sõna otseses mõttes saavad kõik sinna lisada.

Looge oma e-posti ülesannete loend, avades ainult need, mis vajavad teie tähelepanu. Otsige olulisi e-kirju, mis nõuavad viivitamatut vastust (nt prioriteetsete projektide jaoks või ülemuselt). ja avage ainult need sõnumid - või vajutage vastus. Hoidke vastuseaken arvutis lahti või jätke mustand kausta mustandid ootele. Seal on teie ülesandeloend: see virn vastuseid. Kasutage ettenähtud e-posti aega läbimõeldud ja kindlate vastuste kirjutamiseks, selle asemel, et proovida suuremas koguses vähem asjakohaseid asju läbi rebida. Nii võib teie eesmärk olla tühja mustandikausta loomine, mitte põhimõtteliselt tühi postkast.

4 Saate e-kirju partiidena

Kui te ei saa jätta kontrollimata iga kord, kui kuulete pingi, on postkastis püsiva e-posti tõkke (ja häirivate tegurite ohjeldamise) haldamiseks lihtne kasutada sellist tööriista nagu BatchedInbox Gmaili pistikprogramm võib säästa teid pidevast häirimisest. See koondab teie e-kirjad kokku ja saadab need lainetena - kuid ainult teie valitud täpsetel aegadel.

5 Halastamatult loobub tellimusest

Asjakohaste infolehtede ja müügiteadete ükshaaval kustutamine võib tekitada illusiooni tootlikkusest, kuid sama rämpsposti nädalast nädalasse raiumine ainult suurendab e-posti ebaefektiivsust. 'Seaduse järgi peavad kõik infolehed sisaldama tellimusest loobumise linki,' ütleb Dalton. Tellimuse tühistamiseks saatke aega sellel lingil klikkimiseks. See on 10-sekundiline investeering, mis tasub end ära puhtamate postkastide näol. '

alumiiniumfooliumi on ohutu ahju panna

Dalton märgib ka, et e-posti teel rakenduse või teenuse tellimusest loobumiseks pole postkasti segadusest vabanemiseks vaja. 'Paljud neist programmidest müüvad lõpuks teie e-posti aadressi teistele ettevõtetele, et neid ettevõtluses hoida,' lisab ta.

SEOTUD: Kuidas oma telefoni puhastada

6 Lülitage funktsioon Eelvaade sisse

Kasutage oma e-posti programmi eelvaate funktsiooni, kui see on olemas (enamik neist on olemas). See võimaldab teil piiluda sõnumi paari esimest rida eraldi aknas, nii et te ei pea selle lugemiseks seda täielikult avama ja võite rämpsposti koheselt kustutada. (Boonus: see vähendab ka teie võimalust avada sõnum, millele on lisatud viirus.)

7 Puudutage e-kirju ainult üks kord (ja kasutage viit D-d)

Dalton soovitab tegutseda kohe, kui avate sõnumi, kaaludes 5 D-d: tehke, delegeerige, kustutage, lükake edasi ja määrake. 'Tehke kiiresti need meilid, mis vajavad vähem kui kahte minutit tegevust, ja delegeerige need, mis nõuavad kellegi teise tegevust,' ütleb ta. Tühistage viivitamatult nende sõnumite tellimus ja kustutage need, mis ei vaja toiminguid, ning lükake edasi need teated, mille täitmiseks on vaja rohkem kui kahte minutit. Lõpuks failid, mis sisaldavad asjakohast teavet, edastage eraldi kausta, et saaksite neid tulevikus hõlpsamalt leida.

kuidas puhastada valgeid kingi ilma söögisoodata

SEOTUD: E-posti etiketi 7 käsku peaksid kõik järgima

8 Kaustad on teie sõber

Kui kasutate postkasti vaikemällu, muutub see kiiresti digitaalseks rämpssahtliks, mis muudab vajaliku leidmise keeruliseks, ütleb Peggy Duncan , isikliku tootlikkuse ekspert Atlantas. Saate sõnumeid käsitsi kaustadesse sorteerida, kuid veelgi parem, võite seadistada automaatsed filtrid, mis suunavad sõnumid otse eelistatud kausta. Näiteks võivad Facebooki teated minna otse sotsiaalmeedia kausta. Kõik turundusmeeskonna sõnumid failitakse otse teie turundusalgatuste faili. (Gmail teeb seda automaatselt, kuid saate sarnase süsteemi seadistada ka teiste e-posti teenustega, näiteks Microsoft Outlook.) Kui kõik ühte tüüpi e-kirjad, nagu uudiskirjad, on oma kausta rühmitatud, saate kõik soovimatud valida ja kustutada ühe klõpsuga. Leidke teile ja teie ülesannetele sobiv automaatne meilide sorteerimise seade, seejärel jääge sellest kinni.

9 Koostage konserveeritud vastus

Kui teile saadetakse mitu sarnast päringut sisaldavat sõnumit, soovitab Dalton välja kirjutada vaikimisi konserveeritud vastuse, mida saate iga e-posti vastusega veidi kohandada ja isikupärastada. 'Salvestage vaikevastus ühe oma e-posti allkirjana, et saaksite oma e-kirjade hõlpsalt automaatselt täita,' ütleb ta. Geenius, eks? (Ärge unustage saaja ja olukorra jaoks muudatusi teha.)

SEOTUD: Kuidas asju kodus tegelikult teha, kui töötate kodus

10 Kirjade sortimiseks looge varjunime konto

Paljud e-posti platvormid (kaasa arvatud Gmail) võimaldavad teil luua varjunimekontosid, mis kõik koonduvad ühte postkasti. 'Ma seadistasin oma varjunimekontod ühte kausta sisestamiseks,' räägib Dalton taktikast, mida ta arvete ja muude kriitiliste finantsdokumentide korraldamisel rakendab. 'Ma ei tegele ühegi sellise e-kirjaga enne reede hommikut, kui pühendan aega maha istumiseks ja kogu oma rahaasjade sorteerimiseks.'

mis on nahahoolduses oluline

üksteist Lihtsalt. Ära tee seda. Vasta.

Seal on öeldud. See nõuanne läheb kaugemale ilmselge rämpspostiga tegelemisest - ja me ilmselgelt ei nõustu teie ülemuse kummitusega. Me räägime sellest kaastöötaja sõnumist kaks töölauda. Duhigg väidab, et sageli esitavad inimesed küsimusi siis, kui nad tõenäoliselt ise vastused leiavad. Ja kui ma ei vasta, siis nad otsivad need vastused üles. Kuidas rakendada sellist mõtlemist ebaviisakana? Muretsedes rohkem enda ja oma aja kui teiste aja pärast (ah!). Harjutamiseks mõeldud mantra: pole mingit põhjust, miks peaksin inimestele vastama lihtsalt sellepärast, et nad saadavad mulle meilisõnumeid.

12 Mõelge uuesti läbi Postkast-null-unistus

See pole võib-olla kõigi jaoks õige tarkuse pärl - paljude inimeste jaoks on midagi intensiivset rahuldust selles, et iga päev lõpetada ja alustada puhta postkastiga. Kuid teie jaoks võib-olla on see ootus ebareaalne ja isegi natuke lämmatav. Postkasti religioosne tühjendamine võib ausalt raisata aega (ja võib-olla tõesti millegi muu kohta), ütleb Duhigg. Kustutamise, kustutamise, kustutamise tabamine võib pakkuda rahuldust või tunduda produktiivne, kuid milleks end vaevata? Ta esitab küsimuse: kas teete seda seetõttu, et see tekitab hea tunde või on see tegelikult kasulik? Ja kui see pole kasulik, pole võib-olla vaja puhast postkasti - ja võib-olla peaksite selle lõpetama edu baromeetrina.

SEOTUD: 8 eksperdi nõuannet digitaalsete probleemide vähendamiseks ekraaniaja vähendamiseks