KUIDAS KIRJUTADA TÕHUSAID E-KIRJU TÖÖL PÄRIS LIHTNE

Kui olete kunagi saanud kolleegilt meili, kus on liiga sisukaid juhiseid, segaseid taotlusi või tee liiga palju tarbetuid adressaate, teate tõhusa e-posti suhtluse tähtsusest tööl. Organiseerimata ja mõtlemata saadetud e-kirjad võivad tegelikult takistada töövoogu, üldiselt inimesi häirida ja põhjustada muidu välditavat valesti suhtlemist.

Niisiis, kuidas koostada selge ja tõhus e-kiri, mis tagab õige tasakaalu üksikasjaliku ja sisutiheda vahel; selline, mis tabab kõiki õigeid teemasid kõigi õigete inimeste jaoks? Kõigepealt peate teadma, millal peaks midagi saatma e-posti teel - vastupidiselt otsesõnumile, isiklik kohtumine või telefonikõne . E-kirjad sobivad ideaalselt pikemate juhiste loendite saatmiseks, projekti registreerumiseks või failide jagamiseks. Meilisuhtlus tagab ka kirjaliku protokolli kõigist olulistest vestlustest, millele peate hiljem viitama. Siin on kuus asja, mida kõik tõhusad e-posti kirjutajad teevad enne, kui vajutavad nuppu 'Saada'.

1. Maksimeerige teemarida

Kõigepealt tahate teemarea sõnumi ja / või vastuse järgi kohandada. Kas kirjutate kellelegi, kes teile eelmisel nädalal e-kirja saatis? Ärge tõmmake üles vana, mitteseotud sõnumit ja vajutage nuppu „vastus” - see on teie adressaat unustanud täpselt selle, mida nad teile nädal tagasi kirjutasid. Aidake neil orienteeruda ja koostage vastus uue teemareaga, mis kajastab kas uut teemat või teie vastust nende sõnumile (näiteks taustteave meie uusima kliendi Jane Doe kohta või juhised meie uuele majale Clevelandis), ütleb Peggy Duncan. isikliku tootlikkuse ekspert Atlantas. Vähem tõenäoline, et ajate saaja segadusse ja teie sõnumit on hiljem lihtsam leida.

kas sul on hea suhe

Teiseks, ole konkreetne. Näiteks siin on halb / ebamäärane teemarida: personali koosolek. Nüüd, siin on parem: palun tooge see manus kella 14-ni. töötajate koosolek. Kui lisate üksikasjad, näiteks vajaliku toimingu või üksikasjad, kus ja millal, aitate saajal oma sõnumi olulisust koheselt hinnata, ütleb Marsha Egan, Postkasti võõrutus ja e-posti tipptaseme harjumus (20 dollarit; amazon.com ). See aitab neil meeles pidada ka vajaliku ülesande täitmist.

Kas pole kindel, mis teema peaks olema? Mõelge märksõnadele, mida kasutaksite, kui peaksite meili hiljem leidma, ütleb Nick Morgan, selle autor Kas sa kuuled mind? Kuidas suhelda inimestega virtuaalses maailmas (11 dollarit; amazon.com ).

2. Esitage üksikasjalikud juhised

Kirjalike juhiste selgus võib muuta või rikkuda töömeili tõhusust. Kui määrate vastavaid ülesandeid inimrühmale, jagage need inimeste kaupa ja kasutage täppe, et aidata kõigil täpselt teada, milleks te konkreetselt abi vajate.

3. Valige saajad hoolikalt

Kirjutage e-kiri enne adressaatide lisamist, ütleb Vanessa Van Edwards Lummage teadust, kuidas inimestega läbi lüüa (12 dollarit; amazon.com ). See mitte ainult ei hoia ära kardetud juhuslikku saatmist, vaid võimaldab teil lisada adressaate ka e-kirja sisu põhjal. Kas soovite vältida neid pikki mitme inimese e-posti kette? Kui vajate, et midagi, näiteks dokumenti, kommenteeriks mitu inimest, kaaluge jagatava faili (näiteks Google'i dokumendi) loomist, kus kõik saavad ühes ruumis muudatusi välja pakkuda tuhandet meili saatmata.

SEOTUD: Kõik, mida peaksite (ja ei tohiks) kontorivälises e-kirjas lisada

4. Lõigake tühjenduskeel

Kas saata e-kiri snafu kohta, mis vajab parandamist? Selle asemel, et poeetiliseks muutuda selle üle, milline tõmme see on või kelle süü see on, keskenduge sellele vaja tegutseda probleemi lahendamiseks. Näiteks selle asemel, et öelda: 'Kliendil on meie esitlusega probleeme ja seda on raske parandada, proovige:' Ma armastaksin teie abi selle probleemi lahendamisel, mille klient meie kõne ajal esile tõi. ' See teeb negatiivse tagasiside andmine või ebameeldivate ülesannete taotlemine e-posti teel tõhusamaks.

5. Lisage vastusjuhised

Isegi kui teie e-post ei vaja vastust (viibin järgmise kahe tunni jooksul arsti vastuvõtul või saate oma aruande tänase päeva asemel sisse lülitada), tunnevad paljud inimesed kohustust seda OK või Tänuga kinnitada. Andke neile inimestele lihtne välja tulla. Kui te ei soovi tagasi kuulda, lisage sõnumi lõppu „Pole vaja vastata”, ütleb Duncan. See säästab aega mõlemas otsas ja takistab tarbetuid e-kirju kastides segamini ajamast. Samuti ärge kartke kirjutada aitäh ette, kui esitate kellelegi küsimuse. See takistab teil tundmast kiusatust saata ühe reaga aitäh, kui inimene tagasi kirjutab.

6. Ärge muutuge liiga isiklikuks

E-kirjad on mõeldud faktidele, mitte tunnetele, ütleb Egan. Digitaalse kirjavahetuse puudumise tõttu hääle käänete ja kehakeele puudumise tõttu võib teatud meeleolusid - kuidas suhtute töökaaslasesse, mida arvasite naabriparteist - kergesti valesti tõlgendada. Kui soovite tõstatada tundliku (või vähem kui positiivse) probleemi, helistage neile hoopis.