Olenemata sellest, kas teie kirjavahetus on isiklik või ametialane, oleme kõik süüdi, et aeg-ajalt meilisõnumeid tegime. (Kui vaid suudaksite kustutada mälu selle sobimatu meilisõnumi edastamisest valele inimesele!) Järgmine kord, kui koostate sõnumi massidele, järgige neid e-posti etiketi käske, et vältida kõhedust väärivat suhtlusviga.

SEOTUD: Kõik, mida peaksite (ja ei tohiks) kontorivälises e-kirjas lisada

Seotud üksused

1 Vasta kõigile ettevaatlikult

Ärge vastake kõigile, välja arvatud see, kui iga inimene selles leviloendis peab teadma, mida te peate ütlema, ütleb Finesse Worldwide tegevjuht Aimee Symington. Ta soovitab nimekirjas olevad nimed üle vaadata ja vastata ainult neile, kes tegelikult teie vastust vajavad. See võib tähendada vastust saatjale või kolmele seitsmest saajast. Ja kui teie juht või kolleeg soovib, et midagi kopeeritaks, austage tema palvet.

Läbimõeldud vastused võivad teiste aega kokku hoida. Kas äri- või sotsiaalsetel põhjustel hakkab inimesi ebaoluliste meilide voog häirima, sest nende avamiseks tuleb peatuda, ütleb Texase protokollikooli asutaja Diane Gottsman. Nii et mõelge kaks korda, enne kui vastate kõigile sõnumiga Ei saa hakkama, järgmine kord, kui teid kutsutakse hommikusöögile.

kaks Ärge kunagi jätke teemarida tühjaks

Hea teemarida aitab saajatel e-kirju tähtsuse järjekorda seada, ütleb Lizzie Post, Awesome Etiquette'i taskuhäälingu kaassaatejuht. Mida iganes teete, ärge jätke seda tühjaks. Teemarea koostamisel muutke see konkreetseks ja kokkuvõtlikuks ning jälgige oma õigekirja ja grammatikat. See on esimene asi, mida inimene märkab, ütleb Post.

SEOTUD: Korraldas oma tööelu viie lihtsa sammuna

Kuna teemarida peaks kajastama e-kirja sisu, soovitavad eksperdid vestluse voogudes teemarida uuendada. Vältige teemaridu, mis võiksid vähendada e-posti kiireloomulisust (mõelge: kiire küsimus peamise tööprobleemi pealkirjastamiseks) või põhjustaks kellelegi sõnumi puudumise, mida ta arvab, et ta on juba lugenud, selgitab Gottsman. Ta soovitab alustada uut lõime, kui e-kiri on algsest sõnumist liiga kaugele eksinud.

3 Vasta kohe

Kuigi eksperdid ei lepi kokku e-kirjade õiges vastamisajas, nõustuvad nad, et peaaegu iga e-kiri väärib vastust. Kui piisab lihtsast vastusest (sain aru, aitäh või tundub hea plaan), proovige vastata kohe, kui olete meili lugenud.

Mõnikord nõuab e-kiri teavet, mille kogumine võib võtta mitu päeva - kuid see ei tähenda, et teil oleks lubatud inimesed riputama jätta. Andke neile teada, et olete saanud nende e-posti ja saate tagasi, kui saate, ütleb Symington.

Ja ärge unustage kasutada automaatvastuse sõnumit, kui reisite või reisite kontorist välja lisab ta, nii et teised teavad, et nad ei peaks vastust ootama.

4 Edasi ettevaatlikult

Veenduge, et edastaksite õigetele inimestele õigetel põhjustel, ütleb Post. Enne edastamist hinnake sisu tundlikkust - see sisaldab kõiki manustega ning kõigi sõnumiga seotud nimesid ja kontaktandmeid. Mõned inimesed eelistaksid, et nende kontaktandmed jääksid privaatseks. Kui lõim sisaldab liiga palju arutelu üksikasjalikke punkte, alustage uut meili.

SEOTUD: Kuidas käituda viie äärmiselt tüütu töökaaslase olukorras

5 Öelge kellelegi, kas teda on häkitud

Oleme kõik seal käinud. Viirus võtab võimust ja enne kui me sellest aru saame, rämpspostitame vanaisa linkidega, mis paneksid kedagi punastama. Kui saate ilmselgelt viiruse, teavitage sellest ohvrit, kellel ei pruugi toimuv olla privaatne. Lihtsalt öelge: 'Tahtsin teile teada anda, et see juhtub,' ütleb Symington. See on tore asi.

6 Austa e-posti saatmise kunsti

Teile meeldib isiklikult hea mulje jätmine, miks mitte hoida oma e-posti isikut samal tasemel? E-post on teie peegeldus ja see tuleks kirjutada nagu täht rohkem kui tekst, pidades siiski silmas lühidust, ütleb Symington. Kontrollige oma õigekirja, grammatikat ja kirjavahemärke. Kõik mütsid näitavad, et karjute, ja kõik väiketähed tähendavad, et olete laisk. Liiga palju fonte, värve ja naerunägusid võib ärritada, lisab ta.

Ole sõbralik, püüdmata huumoriga üle pingutada. Eksige ettevaatusega, isegi kui teil on huumorimeelt, ütleb Gottsman. Toon on meilis liiga tihti segamini ja te ei soovi ebaprofessionaalsena välja tulla, sest keegi ei saa teie nalja.

7 Pidage meeles: õhtusöögi ajal pole e-posti aadressi

See on üks asi, kui sööte juhuslikku einet koos mõne muu olulise söögikorraga (ja kuupäevaõhtu on homme), kuid õhtusöögil ei kontrollita meilisõnumeid, ütleb Post. Mis puudutab kohtumisi kontoris, siis see sõltub. Kui kolleegid toovad telefonid või sülearvutid konverentsiruumidesse, et koosolekute ajal e-postile juurde pääseda, on see tõenäoliselt hea. Pange tähele, et ettevõttekultuuridel on e-posti osas erinevad põhimõtted, ütleb ta. Teadke oma töökohal e-posti olemust, et see oleks sobiv.